Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników usługi §ik (dalej: „Usługa”).

§ik jest narzędziem informacyjnym opartym na sztucznej inteligencji, wspierającym użytkownika w uzyskiwaniu informacji z zakresu polskiego prawa podatkowego.

Administrator dokłada starań, aby ograniczać zakres przetwarzanych danych do minimum niezbędnego do działania Usługi.

2. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

SmartIN Consulting
NIP: 6422831318
REGON: 544410834
E-mail: contact@smartin.consulting

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz kontaktować się z Administratorem pod powyższym adresem e-mail.

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z Usługi możemy przetwarzać:

• adres e-mail i podstawowe dane konta użytkownika,
• identyfikatory techniczne związane z logowaniem i sesją,
• historię rozmów z asystentem,
• treści opinii, ocen i komentarzy przesyłanych przez użytkownika,
• dane techniczne i eksploatacyjne związane z działaniem Usługi,
• anonimowe lub zminimalizowane dane analityczne i diagnostyczne.

Zakres danych zależy również od informacji, które użytkownik sam wpisuje w trakcie korzystania z Usługi.

4. Dane wrażliwe, logi i historia rozmów

System stosuje mechanizmy wykrywania i maskowania wybranych danych wrażliwych, takich jak przykładowo PESEL, NIP, IBAN lub numery rachunków bankowych, przede wszystkim w logach technicznych, diagnostycznych i analitycznych.

Oznacza to, że Administrator stara się ograniczać zapisywanie takich danych w systemach pomocniczych i analitycznych.

Ważne: nie oznacza to jednak, że każda informacja wpisana przez użytkownika jest automatycznie anonimizowana we wszystkich miejscach przetwarzania danych.

Historia rozmów zapisywana w koncie użytkownika może zawierać treści wpisane przez użytkownika.

Dlatego prosimy, aby nie wpisywać danych poufnych, nadmiarowych ani szczególnie wrażliwych, jeżeli nie jest to konieczne do skorzystania z Usługi.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Twoje dane mogą być przetwarzane w następujących celach:

• założenie i obsługa konta użytkownika oraz świadczenie Usługi — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• przechowywanie historii rozmów, aby umożliwić dostęp do niej po zalogowaniu — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• zapewnienie bezpieczeństwa, wykrywanie nadużyć, utrzymanie stabilności i diagnozowanie błędów — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• analiza sposobu działania Usługi i jej rozwój — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• rozpatrywanie reklamacji, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c lub lit. f RODO,
• wykonanie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

6. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych wymaganych do założenia i utrzymania konta jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z funkcji wymagających logowania.

Jeżeli nie podasz danych niezbędnych do utworzenia konta lub korzystania z określonych funkcji, korzystanie z tych funkcji może być niemożliwe.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być powierzane podmiotom wspierającym Administratora w świadczeniu Usługi, w szczególności dostawcom infrastruktury technicznej, hostingu, baz danych, usług uwierzytelniania, narzędzi analitycznych oraz innych usług niezbędnych do działania Usługi.

Odbiorcy danych przetwarzają je wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji swoich usług i zgodnie z odpowiednimi podstawami prawnymi.

8. Przekazywanie danych poza EOG

W zależności od wykorzystywanych dostawców technologii dane mogą być przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

W takim przypadku Administrator stosuje odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez RODO, takie jak standardowe klauzule umowne lub inne zgodne z prawem mechanizmy ochrony danych.

9. Okres przechowywania danych

• dane konta — przez okres utrzymywania konta użytkownika,
• historia rozmów — co do zasady przez okres utrzymywania konta lub do momentu ich usunięcia przez użytkownika albo usunięcia konta,
• dane techniczne, bezpieczeństwa i diagnostyczne — przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, stabilności i analizy działania Usługi,
• dane związane z reklamacjami i roszczeniami — przez okres wymagany przepisami prawa lub do czasu przedawnienia roszczeń.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze ich przechowywanie wynika z obowiązków prawnych.

10. Prawa użytkownika

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• sprostowania swoich danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• przenoszenia danych — jeżeli ma to zastosowanie,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji swoich praw możesz skontaktować się z Administratorem pod adresem wskazanym w niniejszej Polityce.

11. Profilowanie i marketing

Dane użytkowników nie są wykorzystywane do profilowania marketingowego ani do prowadzenia reklamy behawioralnej.

Usługa nie służy do budowania profili marketingowych użytkowników.

12. Usunięcie konta i danych

Użytkownik może usunąć konto bezpośrednio z poziomu aplikacji.

Niezależnie od powyższego użytkownik może zażądać usunięcia swoich danych osobowych, kontaktując się z Administratorem pod adresem:

E-mail: contact@smartin.consulting

Żądanie powinno zawierać informacje umożliwiające identyfikację użytkownika. Administrator może poprosić o dodatkowe dane w celu weryfikacji tożsamości.

Usunięcie danych następuje w możliwie najkrótszym terminie, z uwzględnieniem obowiązków prawnych oraz uzasadnionych interesów Administratora, takich jak obrona przed roszczeniami.

13. Cookies i dane techniczne

Usługa może wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie niezbędne do jej działania, utrzymania sesji, bezpieczeństwa oraz analizy technicznej działania serwisu.

14. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian prawnych, technologicznych lub organizacyjnych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna w Usłudze.